home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Business Shareware / Business Shareware.iso / start / wordproc / tfs60wp / manual.asc < prev    next >
Encoding:
Text File  |  1993-07-31  |  16.0 KB  |  316 lines
  1.                                 ABBREVIATED MANUAL
  2.                                 FOR FOLDERS SYSTEM
  3.                                 FOR WORDPERFECT - See
  4.                                 MANUAL.WP5 FOR FULL
  5.                                 MANUAL IN WP 5.1
  6.                                 POSTSCRIPT FORMAT
  7.  
  8.  
  9. Perhaps these two little diagrams can help explain how the FOLDERS program
  10. keeps WordPerfect records for you. You may have up to 40 folders
  11. (sub-directories) in each drawer and any number of drawers (directories) in
  12. the file cabinet. You may have virtually unlimited numbers of Documents in
  13. each folder.
  14.  
  15.                   ......A FOLDER IS A COLLECTION OF RELATED DOCUMENTS
  16.                   |
  17.                   | ....DOCUMENT
  18. ╒════════════════╕| |  ┌┐
  19. │ A File Cabinet ││ /│ ││
  20. │ is the equiva- ╞╧╧═╧═╡│╣........[The drawer is the equivalent of a
  21. │ lent of a hard ╞═════╡│          DOS directory]
  22. │ disk drive or  │     └┘
  23. │ a partition of │┐
  24. │ a hard disk    ││
  25. │ drive, e.g.    ││╣
  26. │ "C:", "D:"     ││
  27. │ &tc.           │┘
  28. │                │┐
  29. │                ││
  30. │                ││╣
  31. │                ││
  32. │                │┘
  33. ╘════════════════╛
  34.  
  35. █▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀█
  36. █         IN OPERATING SYSTEM TERMINOLOGY          █
  37. █▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀█
  38. █   C: - [The Root Directory]                      █
  39. █ ┌─┴─────────────────────────────                 █
  40. █ WPFOLDER - [As many Directories as needed]       █
  41. █   ┌──────┴──┬─────────┬─────────┬──────────      █
  42. █ FOLDER1    FOLDER2   FOLDER3   FOLDER4           █
  43. █ [up to 40 individual folders]                    █
  44. █ ┌───────┴──────────────────────────┐             █
  45. █ C:\WPFOLDER\FOLDER1\{doc} [unlimited documents]  █
  46. ▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀
  47.  
  48. (Note: the two diagrams above may not print accurately if your printer
  49. cannot print ASCII character #128 through #255.)
  50.  
  51.  
  52.                             FOLDER MENU
  53. In brief, the functions available are:
  54. # - Enter number of existing document to be edited.
  55. [F] Folder Menu - Select existing or create new files/folders.
  56. [D] Delete file by number shown on screen. If necessary, use "PgDn" key
  57.     until document description shows on screen, then press "D". You will
  58.     be prompted for document number then asked to confirm.
  59. [C] Create a new document - enter description of the document. If a
  60.     particular folder has been selected under "F" above, the document will
  61.     be automatically assigned to that folder. If all folders have been
  62.     selected, you may enter the name of an existing folder or start a new
  63.     folder as you create a new document. If you are using a macro in
  64.     conjunction with the document, you may enter the name of that macro as
  65.     you create the new document - each time the document is loaded, macro
  66.     will be loaded with it.
  67. [R] diRectories - select, create or name/rename directories to be used. On
  68.     start-up the directory where THE FOLDER SYSTEM is located will be used
  69.     as an Inititial Directory. This initial directory may be either renamed
  70.     or deleted once any other directory has been started.
  71. F1-Help - These screens.
  72. Q  (or "Esc") - Quit THE FOLDER SYSTEM.
  73.  
  74.                          UTILITY MENU
  75. [T] Transfer a document within one folder to another in the same directory.
  76.     See complete manual for details.
  77. [F3] Create Back-up files of documents. Make sure document appears on your
  78.      screen before use. Separate help screens available.
  79. [F4] Restore backed-up files of documents. Make sure you are in the
  80.      directory to which you wish to restore the document. Spearate help
  81.      screens available.
  82. [F5] WordPerfect may be set to created automatically back-up files of an
  83.      edited document with filename extension of ".BK!". These can occupy a
  84.      great deal of disk space. Make sure the document you wish shows on
  85.      your screen.
  86. [S] Select start-up options for WordPerfect, change starting command,
  87.     restore default set-up (in case you get lost), and turn clock and
  88.     screen blanking on/off.
  89. [N] Rename a document - Be sure the document to be rename appears on the
  90.     screen, press "N", modify description and/or macro to be used (if any)
  91.     and press enter. THIS WILL NOT MODIFY THE IDENTIFYING DESCRIPTION OF
  92.     THE FILE CONTAINED IN THE DOCUMENT ITSELF.
  93. [M] A database supplemental program that creates databases for names,
  94.     address, telephone numbers which may be used directly to create merge
  95.     files, address labels, etc. - See complete manual for details.
  96. [F1] These screens.
  97. [R] Return Main Menu
  98.  
  99.                                 SET-UP
  100. OPTIONS - Merely by entering the number of the option listed on the screen
  101.     you may select the WordPerfect command line option. Before selecting
  102.     any option you are urged to read your WordPerfect manual to understand
  103.     the uses of these options. Until you do, leave the optionset at "0".
  104. [C] Default is "WP", the normal command for WORDPERFECT. If a special
  105.     "front-end" program is being used with WORDPERFECT, the COMMAND should
  106.     be changed to correspond. SEE complete manual for details on customiz-
  107.     ing such programs.
  108. [K] Turn on or off the clock running on the main menu. Off will also
  109.     disable the screen blanking ("SLEEPING") mode. Turning off the clock
  110.     may be necessary for some DOS or other shells. Leave on unless you have
  111.     difficulties.
  112. [D] Restore defaults to the orginal settings just in case you get lost.
  113. [R] (or "Esc") - Saves changes and returns to MAIN MENU.
  114.  
  115.                            FOLDER SELECTION
  116. The FOLDERS function keeps track of the folders that you have created in
  117. the directory and permits you to create new or limit the display individual
  118. folder.
  119. [S] Select the number of the individual folder in the directory to be
  120.     displayed. No other documents in any other folders will be displayed.
  121. [A] Display all documents in all folders in the directory.
  122. [C] Create a new file in a new folder. This is essentially a short cut
  123.     method of starting a new folder - as always you must start a a new
  124.     folder by creating a new document entry.
  125. [F1] This help screen
  126. [R]  ("Esc") return to Main Menu.
  127.  
  128.                         DIRECTORY MENU
  129. Any number of different directories are possible under THE FOLDER SYSTEM
  130. and this menu allows you to create, change the description (name), or
  131. delete the directory where you can keep where you can keep your WordPerfect
  132. files.
  133.  
  134. [C] create a new directory - you must enter: a:\b_______\c______.
  135.         a) Enter letter of the hard disk drive to be used (normally "C" if
  136.         you have only one hard disk drive without partioning.
  137.         b) DOS directory in which to place the Folders Directory.
  138.         c) DOS sub-directory in which to place the Folders Directory
  139.         (optional). ("Esc" aborts the creation of a new directory but then
  140.         you must select a directory to be used for document creation and/or
  141.         retrieval.)
  142. [N] Name/Rename an existing Folders Directory. The name may be up to 20
  143.     characters in length.
  144. [D] Delete Directory listing, but not related document files. May be used
  145.     as a method of hiding document files. Recreate directory with same
  146.     name and document listings will reappear. PgDn - Permits listing of
  147.     additional directories. At end of listing, PgDn will return to
  148.     beginning of the list. (Only appears on menu when more than 10
  149.     directories have been created.)
  150. [F1] help.
  151. [R]  (or "Esc") return to main menu.
  152.  
  153. Restore a document file from special WPFBAKUP directory for use by THE
  154. FOLDER SYSTEM. Actual restoration of this special directory from floppy
  155. disks or tape to the hard disk must be done with the back-up software of
  156. your choice. CAREFUL - Restored files may over-write existing files. SEE
  157. complete manual for details.
  158.  
  159.                           MAILLIST
  160.  
  161.                           MAIN MENU
  162. This is the MAILLIST portion of THE FOLDER SYSTEM designed to work with
  163. your WordPerfect program. It will keep any number of records (information
  164. on individuals or companies) from which you can create directly address
  165. labels and, indirectly through the merge function of your word processing
  166. program, letters addressed to individuals by name and address, create and
  167. maintain telephone books, etc. Most of the elements controlled from this
  168. screen are self evident. The following need some explanation:
  169. [L] Labels - a simple program to print 3 1/2" x 15/16" labels on a
  170.     dot-matrix printer. Selection by order (Name, ZIP/PostCode, Office Tel.
  171.     or Home Tel.) is possible, and then by specific criteria (a ZIP code, a
  172.     telephone area code, etc.).
  173. [M] Merge - permits creation of either ASCII or WordPerfect (4.2 thru 5.1)
  174.     merge files from record.
  175. [O] Other - create/retrieve/delete new files (collection of individual
  176.     records).
  177. [X] Reindex - The records maintained by MAILLIST are found by using indexes
  178.     rather than by sorting of the records. This greatly accelerates the
  179.     finding of individual or a series of records. Indexes sometimes, but
  180.     rarely, get corrupted and must be recreated. In large files, this can
  181.     take a great deal of time, so use the utility sparingly. NEVER
  182.     INTERRUPT SINCE THE INDEXES WILL SURELY BE CORRUPTED. Read your
  183.     complete manual in case of accidental interruption.
  184. [E] Export - Create ASCII disk file on contents. - See complete manual.
  185. [I] Import - Bring into this file other records from a matching ASCII file.
  186.     - See complete manual for details.
  187. [R] (or "Esc" key) Return to THE FOLDER SYSTEM.
  188. [F1] Help
  189.  
  190. Database files created by the MAILLIST portion of THE FOLDER SYSTEM will be
  191. in a special sub-directory called MAILLIST - for example, if The Folder
  192. System is install in directory C:\WP51, the database files will be in
  193. sub-directory C:\WP51\MAILLIST. These files are (using a database called
  194. PERSONAL MAILLING RECORD as an example):
  195.  
  196.         C:\WP51\MAILLIST\PERSONAL.DAT    {data file}
  197.         C:\WP51\MAILLIST\PERSONAL.HTX    {home telephone index file}
  198.         C:\WP51\MAILLIST\PERSONAL.MAX    {file mark index file}
  199.         C:\WP51\MAILLIST\PERSONAL.NAX    {name index file}
  200.         C:\WP51\MAILLIST\PERSONAL.OTX    {office telephone index file}
  201.         C:\WP51\MAILLIST\PERSONAL.ZIX    {ZIP/Post Code index file}
  202.  
  203. The program finds these files through the use of a small database called
  204. C:\WP51\NAMEFILE.DTA and its index C:\WP51\NAMEFILE.INX.
  205.  
  206.                          FINDER MENU
  207. From this screen you may select a particular search method for the name
  208. records in your file.  You select by:
  209. [N] Name - Find/Browse records for a particular record by name order
  210.     starting, if you wish, at a particularly name by entering full last and
  211.     first name information. Leave the Last Name and First Name fields blank
  212.     to search company records without associated personal names.
  213. [O] Office Telephone Number - Find/Browse records starting at a particular
  214.     area code or enter full telephone number (area code + number) to find a
  215.     particular number.
  216. [H] Home Telephone Number - same as above but for home telephone numbers.
  217. [Z] ZIP or Postal Code - Find/Browse records at a particular ZIP/Postal
  218.     Code number - entries with the same number will be listed alphabe-
  219.     tically by name or company name. Enter ZIP and name information to find
  220.     a particular record.
  221. [F] File Mark - Find/Browse records starting at designated file mark
  222.     letter.
  223. [F1] Help
  224. [R] (or"Esc" key) Return to Main Menu.
  225.  
  226.                          SELECT MENU
  227. From this screen you may select a particular search method for the name
  228. records in your file. You select by:
  229. [N] Name - Find/Browse records for a particular record by name order.
  230.     If you wish to start at a particularly name, enter full last and first
  231.     name information. Leave the Last Name and First Name fields blank to
  232.     search company records without associated personal names.
  233. [O] Office Telephone Number - Find/Browse records in office telephone
  234.     number order starting by entering a particular area code or enter full
  235.     telephone number (area code + number) to find a particular number.
  236. [H] Home Telephone Number - same as above but for
  237.     home telephone numbers.
  238. [F] File Mark - Find/Browse records in File Mark order starting at
  239.     designated file mark letter.
  240. [F1] Help
  241. [R] (or "Esc" key) Return to Main Menu.
  242.  
  243.                          BROWSE MENU
  244. This screen permits you to browse through the records in the database,
  245. select one for editing or deletion. The functions are:
  246. [PgDn] key on the cursor control pad - show the next record in sequence.
  247.        The sequence is controlled by whatever you selected on the Finder
  248.        Menu, i.e. name order, office telephone order, home telephone order,
  249.        ZIP/Postal Code order, or File Mark order.
  250. [PgUp] key on the cursor control pad - show the previous record in
  251.        sequence. The sequence is controlled by whatever you selected on the
  252.        Finder Menu, i.e. name order, office telephone order, home telephone
  253.        order, ZIP/Postal Code order, or File Mark order.
  254. [E]    Edit any of the information on the screen. Once edited the program
  255.        will return to the first record in the file.
  256. [D]    Delete this one record entry. You wil be asked to confirm that
  257.        you really wish to delete the entry.
  258. [F1]   Help.
  259. [R] (or "Esc" key) Return to Main Menu.
  260.  
  261.                          LIMIT MENU
  262. The output may be limited to a specific ZIP/Postal Code, an office or home
  263. telephone area code or a File Mark. This method of selection, for example,
  264. permits you to select all residents of Maryland by selecting the home area
  265. code of 301, or all resident of Bedford, PA by selecting ZIP/Postal Code
  266. 15522.
  267.  
  268. If no limitation selection is desired, select ALL.
  269.  
  270.                          MERGE MENU
  271. Two type of merge formats are available - ASCII (sometimes called Mail-
  272. Merge) and WordPerfect (4.2 thru 5.1). Many wordprocess programs use the
  273. ASCII format - even Word Perfect can use it. The Word Perfect format is
  274. particular to that program. In either case, a merge file will be created in
  275. a sub-directory call MERGE with same name as the datafile, i.e C:\WP51\
  276. MAILLIST\PERSONAL.DAT will create a merge file called C:\WP51\MERGE\
  277. PERSONAL.MRG. Each time you update the merge file a replacement for the
  278. C:\WP51\MERGE\PERSONAL.MRG will be written.
  279.  
  280. Each merge format is a re-compilation of the data entered for each record
  281. for an output in the following style:
  282.  
  283.    Mr. Joseph Q. Jones          {MERGE FIELD #1
  284.    President, JJ Widget Company {MERGE FIELD #2}
  285.    Suite 007                    {MERGE FIELD #3}
  286.    1101 1st. Ave.               {MERGE FIELD #4}
  287.    Bedford, PA USA              {MERGE FIELD #5}
  288.    ZIP/Postal Code              {MERGE FIELD #6}
  289.    (814) 623-000                {MERGE FIELD #7 - Office Telephone}
  290.    (814) 623-5555               {MERGE FIELD #8 - Home Telephone}
  291.    (814) 000-0000               {MERGE FIELD #9 - FAX Telephone}
  292.    [contents of remark entry]   {MERGE FIELD #10}
  293.    Joe                          {MERGE FIELD #11 - Salutation}
  294.  
  295.                        OTHER FILES MENU
  296. From this screen you may:
  297. [A] Add an entire new series of name records,
  298. [D] Delete an existing series, or select by number a different one from the
  299.     one you are currently using.
  300.  
  301. For example, you may have several different name databases with different
  302. uses such BOB'S PERSONAL NAME FILE, ELBEE ENTERPRIZES' CUSTOMERS, CHURCH
  303. MEMBERS, BOY SCOUT TROOP NO. 99, etc. As you create new database files, the
  304. numbered list appearing on your screen in alphabetical order will grow
  305. until it reaches "9".
  306.  
  307. If you have more than ten (0 thru 9) files, additional file listings may be
  308. obtained by pressing the "PgDn" key. The listing will cycle through all
  309. available until the end, then start recycling.
  310.  
  311. Deletion of a database listing deletes not only the listing from The Folder
  312. System, but also the files of individual names and related index records.
  313. Prior to deletion a screen will appear showing the file to be deleted and
  314. the number of records in the file. You will asked to confirm your intention
  315. to delete at this point. USE WITH CARE.
  316.